Politique de confidentialité

2.1 Données d'identité et de compte

• Nom, prénom, adresse courriel, numéro de téléphone ;
• Nom de l'entreprise, numéro NEQ, numéro RBQ, numéro CCQ ;
• Numéros fiscaux TPS/TVQ ;
• Adresse physique et région d'activité ;
• Rôle dans l'organisation (propriétaire, employé, etc.).

2.2 Documents et plans de construction

• Plans architecturaux, dessins techniques et documents de soumission téléversés ;
• Photos de chantier, documents contractuels et pièces justificatives ;
• Données de facturation, devis et soumissions générées ;
• Bons de commande, rapports d'avancement, rapports journaliers de chantier.

2.3 Données d'utilisation et journaux IA

• Journaux d'utilisation des fonctionnalités IA (tokens consommés, actions déclenchées) ;
• Historique des soumissions créées et leur statut ;
• Journaux de conformité, alertes et analyses générées ;
• Adresse IP (pseudonymisée par hachage salé), type d'appareil, navigateur et données de session.

2.4 Données de paiement

Les informations de paiement sont traitées directement par Stripe Inc. et ne sont jamais stockées sur les serveurs de SubmitX. Nous conservons uniquement les métadonnées de transaction (montant, date, statut) à des fins comptables.

2.5 Données de consentement

• Horodatage et version des conditions acceptées ;
• Adresse IP pseudonymisée et agent utilisateur au moment du consentement (pour preuve légale).

2.6 Données de localisation GPS (fonctionnalité optionnelle)

Si vous activez la fonctionnalité Punch Clock GPS, SubmitX collecte :

• Coordonnées GPS (latitude, longitude) au moment du pointage ;
• Précision de la mesure (en mètres) ;
• Distance calculée entre votre position et le chantier assigné ;
• Adresse géocodée (via l'API publique Nominatim/OpenStreetMap).

La collecte GPS est strictement optionnelle et requiert votre autorisation explicite via le système de permissions du navigateur ou de l'appareil mobile. Vous pouvez révoquer cette permission à tout moment dans les paramètres de votre appareil. Ces données sont conservées 2 ans conformément aux exigences de la Loi sur les normes du travail (Québec).

2.7 Données de messagerie Gmail (intégration optionnelle)

Si vous choisissez de connecter votre compte Gmail à SubmitX, nous demandons uniquement les habilitations OAuth 2.0 suivantes, avec votre consentement explicite :

• Envoi de courriels en votre nom (soumissions, relances, facturation) (scope gmail.send) — SubmitX peut composer et envoyer des courriels depuis votre adresse, mais ne peut pas lire le contenu de votre boîte de réception ;
• Adresse courriel du compte connecté (scopes userinfo.email / openid), pour afficher quel compte est connecté et éviter les doublons.

Le scope gmail.readonly (lecture de la boîte de réception) n'est plus demandé depuis juin 2026 — SubmitX ne lit pas le contenu de vos courriels Gmail entrants. (Si vous connectez plutôt un compte Outlook, la lecture des courriels liés à vos projets reste disponible via les permissions Microsoft Graph correspondantes.)

Limited Use Disclosure (Google API Services User Data Policy). SubmitX's use and transfer of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Where SubmitX's AI features (powered by the Anthropic Claude API — see section 4) process data derived from a connected Google account, that data is used solely to provide the specific feature the user requested (e.g. drafting or categorizing a message on the user's own account) and is never used to train, retrain, or improve generalized or foundational AI/ML models, whether by SubmitX or by Anthropic. This data is never sold, and is never transferred to third parties for advertising purposes.

Ce que nous ne faisons PAS avec vos données Gmail :nous ne partageons pas le contenu de vos courriels avec des tiers (sauf pour fournir le service), nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires, nous ne les vendons pas, et nous n'autorisons aucun humain à lire vos courriels sauf avec votre consentement explicite, pour des raisons de sécurité, ou lorsque la loi l'exige.

Vous pouvez déconnecter votre compte Gmail à tout moment depuis SubmitX (Boîte de réception → bouton « × » sur le compte connecté). La déconnexion révoque immédiatement l'autorisation auprès de Google (visible dans myaccount.google.com/permissions) et supprime définitivement les courriels mis en cache par SubmitX pour ce compte.

2.8 Données publicitaires Meta / Facebook (intégration optionnelle)

Si vous choisissez de connecter votre compte Meta (Facebook) Ads à SubmitX depuis le module Clients & CRM, nous demandons uniquement les habilitations OAuth suivantes, avec votre consentement explicite :

• ads_read — lire les métriques de performance de vos campagnes publicitaires (impressions, clics, dépenses, conversions) pour les afficher dans votre tableau de bord ;
• leads_retrieval — récupérer les coordonnées soumises via un formulaire Facebook Lead Ads et les intégrer automatiquement à votre CRM ;
• pages_show_list — lister les Pages Facebook que vous gérez, pour que vous puissiez choisir celle liée à vos publicités ;
• pages_manage_metadata — abonner la Page sélectionnée aux notifications de nouveaux leads (leadgen), pour une synchronisation en temps réel ;
• public_profile — identifier le compte Meta connecté.

Ce que nous ne faisons PAS avec vos données Meta :nous ne publions jamais en votre nom, nous ne modifions ni ne créons de campagne publicitaire, nous ne partageons pas ces données avec des tiers à des fins publicitaires, et nous ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle. Les jetons d'accès sont chiffrés avant stockage (voir section 9) et le token de la Page est stocké séparément du token du compte publicitaire.

Vous pouvez déconnecter votre compte Meta à tout moment depuis SubmitX (Clients & CRM → onglet Publicité → bouton de déconnexion sur l'intégration). La déconnexion désactive immédiatement l'intégration et efface les jetons d'accès stockés côté SubmitX ; vous pouvez également révoquer l'accès de l'application directement depuis vos paramètres Facebook (Compte → Applications et sites web).

2.9 Données des employés (module RH)

Si vous utilisez le module de gestion des ressources humaines, SubmitX stocke pour chaque employé : nom, prénom, poste, taux horaire, heures travaillées, numéro d'assurance sociale (NAS — requis pour les rapports CCQ et les déclarations fiscales T4/RL-1). Le NAS est utilisé exclusivement pour la génération des documents réglementaires et est protégé par des mesures d'accès strictes (RBAC).

Reste du Canada

Vos renseignements personnels sont également protégés par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques(LPRPDE / PIPEDA), la loi fédérale canadienne applicable aux activités commerciales. Les mécanismes de plainte propres à la Loi 25 (CAI) décrits à l'article 12 ne s'appliquent pas à vous ; vous pouvez plutôt déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada : www.priv.gc.ca. Les délais de réponse et droits d'accès/rectification restent équivalents à ceux décrits à l'article 8.

États-Unis

SubmitX ne prétend pas se conformer à une loi étatique américaine spécifique (CCPA, CPRA ou autre) à moins qu'une telle loi ne s'applique légalement à votre utilisation du service. Nous appliquons néanmoins, par défaut et pour tous les utilisateurs, les mêmes principes de minimisation des données, de sécurité et de droit d'accès/suppression décrits aux articles 6 à 8. Pour toute question propre à votre juridiction américaine, contactez le RPRP à l'adresse indiquée à l'article 12.