Confidentialité de SubmitX Network

Cet avis décrit ce que nous faisons de vos renseignements quand vous vous inscrivez à la liste d'attente de SubmitX Network. Il complète la politique de confidentialité de SubmitX, qui s'applique pour le reste.

Qui est responsable

SubmitX inc., 5850 Avenue Séguin, Longueuil (Québec) J3Y 5Z5. Responsable de la protection des renseignements personnels : Mederick Provost, Fondateur & CEO. Écrivez-nous à legal@submitx.ca.

Ce que nous recueillons

• À l'inscription : votre courriel, le nom que vous indiquez (le vôtre ou celui de votre entreprise), le type de compte, votre région, la date et la version du texte de consentement que vous avez accepté.
• Ce que vous ajoutez à votre profil : ville, les 3 premiers caractères de votre code postal (jamais l'adresse), rayon d'intervention, métiers ou catégories, description, site web et réseaux sociaux, années d'expérience, disponibilité, numéro de téléphone, numéro de licence RBQ et NEQ, et des précisions propres à votre type de compte (toujours des choix dans une liste : taille d'équipe, mode d'approvisionnement, format, territoire desservi…, jamais du texte libre en plus de la description).
• Ce que vous autorisez de publier : deux cases, « afficher mon téléphone » et « afficher l'adresse courriel de mon inscription » sur votre fiche publique (lisible par les membres connectés de votre région). Elles sont décochées par défaut, ne changent rien tant que votre région est fermée, et vous pouvez les modifier en tout temps. Un compte « particulier » n'est jamais listé : il n'a rien à rendre public.
• Si vous choisissez « SubmitX prépare ma fiche à partir de mon site » : l'adresse de votre site, un jeton de vérification (déposé sur votre site, donc public par nature), les renseignements que votre site déclare publiquement (nom, description, téléphone, ville, liens vers vos réseaux, numéros de licence affichés) avec la page d'où chacun vient, et le journal de la révision : qui a fait quoi et quand, y compris l'identifiant de la personne de l'équipe qui décide.
• Pour limiter les abus : une empreinte non réversible de votre adresse IP et de votre courriel liée à vos tentatives d'inscription et de connexion, supprimée d'elle-même en 24 heures. Nous ne conservons pas votre adresse IP, et aucune empreinte n'est gardée avec votre compte ni avec vos connexions.
• Votre compte et vos connexions : pour entrer, vous demandez un lien envoyé à votre courriel (valable 15 minutes, à usage unique) ou vous utilisez Google. Avec Google, nous ne retenons que l'identifiant stable que Google donne à votre compte et le fait que votre courriel est attesté : jamais votre mot de passe, vos contacts ni autre chose. Chaque appareil connecté est une session (étiquette d'appareil, dates) que vous voyez et pouvez fermer depuis votre compte ; 10 au plus, 30 jours au plus, 14 jours sans activité.
• Aucun compte SubmitX n'est créé et rien n'est lu dans votre éventuel compte SubmitX tant que vous ne liez pas votre entreprise. Ce lien est un geste de votre part, réservé au propriétaire ou à un administrateur actif de l'entreprise. Une fois lié, nous retenons l'identifiant de cette entreprise, la date et la personne qui a lié, et nous relisons à chaque affichage l'abonnement du propriétaire (plan, statut, fin de période, jamais un montant ni une carte) et le rôle de cette personne pour calculer « Client SubmitX ». Vous pouvez délier à tout moment.
• Vos alertes d'appels d'offres (si vous les activez) : vos métiers et provinces choisis, la date de votre consentement, et la liste des avis déjà annoncés (pour ne jamais vous envoyer deux fois le même).
• Vos messages (région ouverte) : vos demandes de contact et conversations privées avec d'autres membres, vos blocages et, si vous l'activez, votre consentement aux avis par courriel. Aucune adresse courriel n'est échangée entre membres.
• Le journal de vos actions : événements sans contenu (inscription, connexion, publication, alerte, signalement…) liés à votre compte, effacés avec lui.

Position et carte

• Votre position : si vous cliquez sur la planète ou sur « Me situer », votre navigateur vous demande la permission d'utiliser la position de votre appareil. Elle sert à zoomer sur vous et à estimer votre région administrative ; la position de votre appareil reste dans votre navigateur et n'est jamais envoyée à SubmitX. Vous pouvez refuser et choisir votre région à la main. Cette région est une estimation, que vous pouvez corriger.
• Si vous refusez la position de l'appareil : la scène demande à notre serveur une région estimée. Il lit les informations de géolocalisation que notre hébergeur ajoute à chaque requête (une ville approximative, arrondie à environ 10 km, déduite de votre adresse IP), les utilise pour cette seule réponse et ne les écrit ni ne les journalise ; la réponse n'est pas mise en cache. Comme pour tout site, l'hébergeur voit l'adresse IP de la requête. Cette région est une estimation, que vous pouvez corriger.
• La carte : par défaut, les tuiles de carte sont fournies par OpenStreetMap. Si vous choisissez le fond « Satellite », ce sont les images satellite et les noms de lieux d'Esri (ArcGIS) qui sont demandés à la place ; Esri ne reçoit donc rien tant que vous n'avez pas choisi ce fond. Dans les deux cas, comme pour toute carte en ligne, le fournisseur reçoit les tuiles de la zone que vous regardez (et votre adresse IP), selon sa propre politique. Nous ne lui envoyons rien d'autre.
• Les nombres affichés : les licences RBQ actives par région viennent du registre ouvert de la Régie du bâtiment du Québec (Données Québec, licence CC BY 4.0). Ce sont des totaux : aucune entreprise n'est nommée ni listée avant l'ouverture du réseau. Un nombre d'inscrits n'est publié qu'à partir de 5.

Pourquoi

• Confirmer que ce courriel est le vôtre, gérer votre place dans la file d'attente et vous renvoyer votre lien d'accès si vous le demandez.
• Vous écrire une seule fois pour vous avertir de l'ouverture du réseau dans votre région (ce courriel porte un lien pour tout effacer), puis seulement ce que vous demandez : les liens de connexion et, si vous les activez, les alertes d'appels d'offres et les avis de messages non lus, chacun avec son lien d'arrêt en un clic.
• Modérer : quand quelqu'un signale un message, l'équipe de SubmitX lit seulement ce message et 3 messages de chaque côté (jamais la conversation entière), le motif et la note éventuelle ; chaque consultation et chaque décision sont journalisées à son nom. Une décision peut retirer le message ou masquer la fiche de son auteur.
• Si vous choisissez la voie rapide : lire, une fois que vous avez prouvé que le site est le vôtre, au plus 4 pages publiques de ce site, préparer votre fiche, puis la faire réviser par une personne de l'équipe SubmitX avant toute publication. Rien n'est lu avant la preuve ; nous respectons le fichier robots.txt de votre site (à propos de notre robot) ; rien n'est publié sans approbation. Nous ne vous écrivons pas pour vous dire le résultat : il s'affiche sur votre page de profil.
• Préparer votre profil. Tant que votre région n'est pas ouverte, personne ne le voit. À l'ouverture, la décision de le rendre visible vous appartiendra.
• Votre numéro de téléphone ne sert qu'à votre fiche, et seulement si vous autorisez de l'afficher.
• Comparer votre numéro de licence RBQ au registre public des licences actives de la Régie du bâtiment du Québec (données ouvertes) : nous lisons ce registre, nous ne lui envoyons rien.

Nous n'envoyons ni infolettre ni publicité, nous ne vendons pas vos renseignements et nous ne vendons pas de pistes de clients.

Combien de temps

• Une inscription jamais confirmée est effacée automatiquement après 14 jours.
• La soumission de votre site, ce qui en a été lu et le journal de révision sont conservés aussi longtemps que votre inscription, et effacés avec elle.
• Une inscription confirmée est conservée jusqu'à ce que vous l'effaciez. Nous fixerons et publierons ici une durée maximale de conservation avant l'ouverture du réseau.
• Les liens envoyés par courriel expirent : 7 jours pour la confirmation, 60 jours pour l'accès au profil, 15 minutes pour la connexion (un nouveau lien se demande à tout moment).
• Une conversation sans aucun message depuis 365 jours est effacée ; si l'un des deux efface son inscription, elle disparaît pour les deux.
• Un signalement (et l'extrait de messages qu'il contient) est conservé 180 jours, ou 90 jours après la décision de l'équipe si c'est plus court. Si l'une des deux personnes efface son inscription, ses mots sont retirés du signalement.
• Les traces d'envoi des alertes sont gardées 30 jours. Le journal de l'équipe (ouverture et fermeture de région, consultations et décisions de modération, sans texte de message) est gardé 400 jours.

Vos droits

• Accès : votre profil affiche ce que nous conservons (y compris ce qui a été lu sur votre site et d'où chaque renseignement vient), et « Télécharger mes données » vous remet tout en un fichier : inscription, profil, alertes, messages, blocages, connexions et journal. Sont exclus les jetons (stockés sous forme non réversible) et les signalements dont vous êtes l'objet : ils concernent aussi la personne qui les a faits ; écrivez au responsable ci-dessus pour les obtenir.
• Rectification : vous modifiez vos renseignements depuis votre profil, en tout temps.
• Effacement : depuis votre compte, ou par le lien « tout effacer » des courriels de confirmation et d'accès, ou « ne plus rien recevoir » du courriel d'ouverture. L'effacement est immédiat et définitif : inscription, profil, connexions, alertes, conversations et blocages, et vos mots dans les signalements. Il ne reste qu'une preuve sans votre courriel (une empreinte non réversible, le motif et la date).
• Retrait du consentement : effacer vos données met fin à tout traitement.
• Pour toute question ou plainte, écrivez au responsable ci-dessus. Vous pouvez aussi vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec.

Parrainage

Votre profil contient un lien personnel que vous partagez vous-même. SubmitX n'écrit jamais aux personnes que vous invitez : elles s'inscrivent d'elles-mêmes. Chaque invitation confirmée vous fait avancer de 3 jours dans la file (10 au plus). Nous ne comptons pas une invitation entre deux adresses de la même personne ou de la même entreprise.

Le formulaire « Partenaires »

Si vous nous écrivez par la fenêtre « Partenaires » de la barre du haut, votre nom, votre courriel, votre message et, si vous les ajoutez, votre entreprise et votre téléphone sont envoyés dans un courriel à l'équipe de SubmitX seulement, qui vous répond. Network ne les conserve nulle part ailleurs que dans cette boîte de réception : aucun compte n'est créé, aucune liste de diffusion non plus, et aucun courriel de confirmation ne vous est envoyé. Pour limiter les abus, une empreinte non réversible de votre adresse IP sert de compteur dans la mémoire temporaire du serveur et, au plus une heure, dans le service de limitation de débit ; elle n'est écrite ni en base de données ni dans un journal, et vos messages non plus.

Témoins (cookies) et langue

Les pages de SubmitX Network déposent seulement les témoins ci-dessous, tous nécessaires à leur fonctionnement. Aucun ne sert à vous suivre d'un site à l'autre.

• sx_network_session : ouvre votre session de compte. Seul notre serveur peut le lire ; il dure 30 jours au plus et s'éteint après 14 jours sans activité ; 10 sessions actives au plus.
• sx_network_oauth : quelques minutes seulement, pendant une connexion avec Google : il s'assure que le retour de Google arrive dans le même navigateur.
• sx_network_lang : votre choix de langue (« fr » ou « en »), conservé un an. Il ne contient rien d'autre.

La langue de vos courriels (français ou anglais) est enregistrée avec votre inscription ; vous pouvez la changer depuis votre compte. Pour ne pas réessayer sans fin l'envoi à une adresse qui ne répond pas, nous gardons aussi, avec votre inscription, un compteur technique d'échecs d'envoi (sans aucun contenu) ; il disparaît avec elle.

Sécurité et hébergement

Les liens d'accès sont à usage personnel : ne les transmettez pas. Nous ne stockons que leur empreinte non réversible, de sorte qu'une fuite de notre base ne donnerait aucun lien utilisable. Les données sont conservées dans une base de données hébergée au Canada ; nos fournisseurs techniques (hébergement, base de données, envoi de courriels) les traitent pour notre compte et n'ont pas le droit de les utiliser autrement.

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