Avis de collecte de renseignements personnels — Prospection auprès des entreprises

SubmitX inc. (« SubmitX », « nous ») exploite une plateforme logicielle de gestion pour les entreprises de construction.

Adresse : SubmitX inc. — 5850 Avenue Séguin, Longueuil, QC J3Y 5Z5, Canada.

Mederick Provost, Fondateur & CEO

Courriel : support@submitx.ca · Adresse postale : voir ci-dessus.

• nom de l'entreprise, autres noms, forme juridique, numéro d'entreprise du Québec (NEQ) ;
• numéro de licence RBQ, catégories et sous-catégories, statut, restrictions, cautionnement ;
• coordonnées d'affaires : adresse, municipalité, région, un numéro de téléphone et une adresse courriel figurant au registre public ;
• lorsque disponible publiquement : adresse du site Web, nom et fonction d'une personne-ressource, et une adresse courriel professionnelle publiée par l'entreprise elle-même ;
• données d'activité sur les contrats publics (SEAO) ;
• l'historique de nos communications avec l'entreprise et un pointage interne de priorité.

• le Registre des détenteurs de licences actives de la Régie du bâtiment du Québec, diffusé en données ouvertes sous licence Creative Commons Attribution 4.0 ;
• le Système électronique d'appel d'offres (SEAO) du Secrétariat du Conseil du trésor, sous licence Creative Commons Attribution 4.0 ;
• le site Web public de l'entreprise concernée, consulté dans le respect des conditions d'utilisation de chaque site ;
• le cas échéant, un fournisseur de validation d'adresses courriel lié par un contrat de protection des renseignements personnels.

Contient de l'information de la Régie du bâtiment du Québec et du Secrétariat du Conseil du trésor (SEAO), diffusée sous licence Creative Commons Attribution 4.0.

1. communiquer avec l'entreprise, par courriel et par téléphone, au sujet de la plateforme SubmitX ;
2. déterminer si l'entreprise correspond au profil d'utilisateur de SubmitX et prioriser nos communications ;
3. respecter nos obligations légales (tenir une liste des personnes qui ne veulent plus être contactées, conserver la preuve du fondement de chaque communication).

Nous n'utilisons pas ces renseignements pour prendre une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant un effet sur la personne. Le pointage de priorité sert uniquement à organiser un démarchage effectué par des personnes.

Certains de nos fournisseurs de services traitent des renseignements aux États-Unis : Vercel (hébergement applicatif), Anthropic (assistance à la rédaction), Twilio (téléphonie et messagerie) et Resend (envoi de courriels). Avant d'y recourir, nous avons réalisé l'évaluation prévue à l'article 3.3 de la Loi 25 et conclu des ententes contractuelles de protection. Nous ne transmettons que les renseignements nécessaires à l'exécution de chaque service.

• entreprise jamais contactée ou sans interaction : 24 mois, puis suppression ;
• preuve du fondement d'une communication : 3 ans après le dernier contact ;
• inscription d'une personne ayant demandé de ne plus être contactée : conservée de façon permanente et réduite au minimum (identifiants seulement), afin de pouvoir respecter ce choix ;
• enregistrement d'un appel, le cas échéant : 12 mois au maximum.

Vous pouvez, en tout temps et sans frais :

• demander à ne plus être contacté et à faire retrancher vos renseignements de notre liste ;
• accéder aux renseignements que nous détenons sur vous et en demander la rectification ;
• retirer votre consentement, le cas échéant.

Faire retrancher mes coordonnées

Vous pouvez aussi écrire à support@submitx.ca ou à l'adresse postale ci-dessus. Chaque courriel que nous envoyons contient également un lien de désabonnement en un clic. Nous donnons suite dans les délais prévus par la loi.

Vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec : www.cai.gouv.qc.ca